Återkoppling på testresultat: så ger ni besked efter testmomentet
Uppdaterad 7 juli 2026 · tre nivåer och en färdig avslagsmall
Kort svar
Dela upp återkopplingen i två delar som kräver helt olika saker av er. Beskedet om processen talar om var kandidaten står, vad testet användes till och vad som händer härnäst, och det kan varje rekryterare ge. Genomgången av vad resultatet säger om personen kräver utbildning på verktyget och ett riktigt samtal, och den ska bara utlovas när ni tänker genomföra den. Bestäm vilken nivå ni erbjuder innan inbjudan går ut, inte när den första kandidaten ringer och frågar.
Bestäm en tidpunkt för besked redan när testet skickas ut, och håll den. Den som lagt en kväll på ett tidsatt prov och sedan inte hör något vet inte ens om rekryteringen fortfarande pågår. Det som behövs är sällan en psykologisk analys utan ett besked, och det tar några minuter att skicka.
Måste kandidaten få återkoppling på ett testresultat?
Vad ni är skyldiga att göra och vad som gör er till en arbetsgivare folk vill söka till är två olika frågor, och det är den senare som avgör hur ni bör lägga upp det. Arbetsförmedlingen visar en enkel linje i sin egen rekrytering: sökande får löpande information via mejl om hur det går, och den som inte kallats till intervju får ett besked när rekryteringsprocessen är genomförd. Ingen behöver alltså gissa, och ingen lovas heller mer än myndigheten tänker leverera.
Skilj det från rättigheterna kring personuppgifterna. IMY:s vägledning om information i arbetslivet slår fast att informationen om behandlingen ska vara lätt att förstå, och myndigheten räknar upp bland annat registerutdrag, rättelse och radering bland de rättigheter den registrerade har. Den vägledningen är skriven med anställda i åtanke, så vad som gäller för era sökande behöver ni pröva med ert eget dataskyddsombud.
Poängen för rekryteringen är att de två spåren inte ersätter varandra. Ett registerutdrag är inte en förklaring av vad resultatet betyder, och en vänlig genomgång per telefon är inte ett svar på en begäran enligt dataskyddsreglerna.
Vad skiljer processbesked från en individuell tolkning?
Innehållet, kompetenskravet och risken. Processbeskedet handlar om er rekrytering och kan formuleras av den som håller i den. Tolkningen handlar om personen och sätter ord på egenskaper som kandidaten bär med sig långt efter att tjänsten är tillsatt.
| Nivå | Det kandidaten får veta | Vem kan ge den | Passar när |
|---|---|---|---|
| Besked om läget | Om hen går vidare eller inte, och när nästa steg tas | Rekryteraren | Till alla som lagt tid på ett moment |
| Förklaring av momentet | Vad testet skulle belysa, hur mycket det vägde och vad som avgjorde i det här steget | Rekryteraren, med kravprofilen framför sig | När momentet tagit en betydande del av kandidatens tid |
| Genomgång av resultatet | Vad skalorna i rapporten betyder för just den här personen | Den som är utbildad på verktyget, ibland tillsammans med leverantören | När ni utlovat det i inbjudan och har avsatt tid för samtalet |
De två första nivåerna är de billigaste att införa och räcker långt. Den tredje kostar mer: ett samtal om en personlighetsprofil kräver både förberedelse och avsatt tid, och orden i det stannar hos kandidaten. Erbjuds den nivån utan förberedelse blir resultatet lätt en etikett som fastnar, vilket är precis motsatsen till avsikten. Hur rapporten läses mot kraven, innan någon säger något om kandidaten, står i guiden om att tolka testresultat i urvalet.
Vad ska stå i beskedet till den som inte gick vidare?
Fem saker, i den ordningen. Hela meddelandet ryms på en halv skärm.
- Att urvalet i det här steget är klart, så att ingen fortsätter vänta.
- Beskedet i klartext, tidigt i texten och utan inlindning.
- En mening om vad som vägde i steget, formulerad som ett krav i tjänsten och inte som en egenskap hos personen.
- Vad som händer med testresultatet och när uppgifterna raderas.
- Vem kandidaten kan höra av sig till med frågor, med namn och mejladress.
Så här kan det låta för en tjänst där ett kapacitetstest låg tidigt i urvalet:
Hej Sara, tack för att du tog dig tid med testet i tisdags. Vi har nu gjort urvalet till intervju och går vidare med andra sökande. I det här steget vägde vi förmågan att arbeta i nya system utan färdig instruktion tyngst, eftersom rollen börjar med ett systembyte. Dina uppgifter raderas när rekryteringen är avslutad. Har du frågor är du välkommen att höra av dig till mig direkt.
Lägg märke till vad som inte står där. Ingenting om hur Sara är som person, ingen jämförelse med de sökande som gick vidare och ingen uppmuntran att söka igen om ni inte menar det. Formuleringar som beskriver egenskaper hos kandidaten går varken att belägga med ett testvärde eller att ta tillbaka, och de är dessutom svårare att förklara om beskedet ifrågasätts.
När bör beskedet komma, och vad lovar ni i inbjudan?
Sätt tidpunkten i inbjudan och håll den. Kandidaten planerar sin egen jobbsökning efter det ni skrivit, och ett datum som passeras utan livstecken kostar mer förtroende än ett negativt besked som kommer i tid.
Två rader i inbjudan räcker: när urvalet i steget är klart och vilken sorts återkoppling som ingår. Ta inte till standardfrasen om att höra av sig ”om du går vidare”, för den lämnar alla andra i ovisshet. Lovar ni dessutom en genomgång av resultatet behöver ni ha bestämt vem som håller den innan testet skickas ut. Vad kandidaten i övrigt behöver veta före momentet står i guiden om kandidatupplevelsen vid testning, och stegen kandidaten själv väntar på beskrivs under vad som händer efter testet.
Vem hos er kan hålla en individuell genomgång?
Den som har gått leverantörens utbildning på verktyget. Testleverantörerna behandlar det som en egen tjänst och inte som en formalitet: SHL har till exempel en särskild certifieringsutbildning för OPQ och Verify bland sina utbildningstjänster, och åtkomsten till tolkningsrapporterna hänger normalt ihop med den.
Praktiskt betyder det att ni behöver veta tre saker innan ni lovar en genomgång. Vem hos er som får läsa tolkningsrapporten, hur lång tid samtalet tar och vad som gäller när kandidaten inte håller med om bilden. Den tredje frågan är den som brukar överraska, och svaret är enkelt: notera invändningen, gå inte i försvar och låt inte samtalet bli en förhandling om beslutet, som redan är fattat på andra grunder än rapporten ensam.
Har ni ingen utbildad läsare internt är alternativet ärligare än en halvbra genomgång. Ge de två första nivåerna ordentligt, hänvisa till leverantören för frågor om själva verktyget och lova inget mer. Vad kandidaten kan förvänta sig från sitt eget håll finns beskrivet under får man veta sitt testresultat.
Hur håller ni återkopplingen lika för alla?
Genom att skriva ned den en gång och sedan följa upp att den användes. DO:s arbete mot diskriminering vid rekrytering avslutas med steget att följa upp och utvärdera, och en återkopplingsrutin är precis en sådan åtgärd som går att stämma av: fick alla i steget besked, kom det inom utlovad tid, och innehöll det samma slags information?
Två vanliga snedsteg dyker upp i den avstämningen. Det ena är att kandidater som någon i teamet känner får ett samtal medan övriga får ett standardmejl. Det andra är att den som ringer och frågar får en utförlig förklaring som ingen annan erbjudits. Båda är begripliga i stunden och båda gör att sökande behandlas olika i samma steg.
Vanliga frågor om återkoppling på testresultat
Är ni skyldiga att lämna ut testresultatet om kandidaten begär det?
Två frågor blandas ofta ihop här. Den ena gäller återkoppling, alltså om ni väljer att gå igenom resultatet med kandidaten. Den andra gäller rättigheterna i dataskyddsförordningen, där den vars uppgifter behandlas bland annat kan begära ett registerutdrag och rättelse eller radering. Kommer en sådan begäran ska den hanteras av den som ansvarar för dataskyddet hos er, inte av rekryteraren i förbifarten.
Hur formulerar ni ett avslag efter ett testmoment?
Kort, tydligt och utan omdömen om personen. Berätta att urvalet är klart, ge beskedet i klartext, säg vilket krav som vägde tyngst i det här steget och tacka för tiden kandidaten lagt ned. Undvik formuleringar som beskriver egenskaper hos den sökande, eftersom de varken går att belägga med ett testvärde eller att ta tillbaka.
Räcker det att ge besked per mejl?
För de flesta steg i ett urval fungerar mejl bra, förutsatt att beskedet är tydligt och kommer när ni sagt att det ska komma. Ett samtal är däremot rimligt för den som lagt en halvdag på ett arbetsprov eller som gått hela vägen till slutintervju. Välj kanal efter hur mycket ni bett kandidaten om, och håll valet lika för alla i samma steg.
Ska alla kandidater få samma sorts återkoppling?
Inom samma steg i urvalet, ja. Samma nivå inom ett steg gör processen lättare att tillämpa konsekvent, och löftet i inbjudan enklare att hålla. Mellan stegen är det däremot naturligt att återkopplingen blir mer utförlig ju längre kandidaten kommit och ju mer tid hen lagt ned.
En rekrytering avslutas för de flesta sökande med ett nej, och det är därför det nejet är värt att skriva ordentligt. Fler guider för dig som lägger upp momenten finns i arbetsgivarguiden.